Le registre unique du personnel est-il obligatoire dès le premier salarié ?

Oui : l'article L1221-13 impose de le tenir dans tout établissement qui emploie des salariés.

Combien de temps conserver les mentions du registre ?

Cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire de l'établissement (article R1221-26).

Les stagiaires figurent-ils dans le registre ?

Oui, dans une partie spécifique, avec les volontaires en service civique, dans l'ordre d'arrivée (article L1221-13).

Registre unique du personnel : les mentions obligatoires

Le registre unique du personnel est obligatoire dans tout établissement qui emploie des salariés (article L1221-13 du Code du travail). Les noms et prénoms y sont inscrits au moment de l'embauche, dans l'ordre des embauches, de façon indélébile. Pour chaque salarié, l'article D1221-23 ajoute une liste de mentions : nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, et des mentions propres à certains contrats.

Articles lus le 15/11/2026 sur le Code du travail numérique ; cette fiche ne vaut pas avis juridique.

Les mentions, salarié par salarié

D'après l'article D1221-23 (mise à jour du 01/05/2008) :

Mention	Pour qui
Nom et prénoms, dans l'ordre des embauches	Tous (article L1221-13)
Nationalité, date de naissance, sexe	Tous
Emploi et qualification	Tous
Dates d'entrée et de sortie de l'établissement	Tous
Date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, ou de la demande	Quand une autorisation est requise
Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail	Travailleurs étrangers qui en ont besoin
« Contrat à durée déterminée »	Salariés en CDD
« Salarié temporaire », avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire	Intérimaires
« Mis à disposition par un groupement d'employeurs », avec son nom et son adresse	Salariés d'un groupement d'employeurs
« Salarié à temps partiel »	Salariés à temps partiel
« Apprenti » ou « contrat de professionnalisation »	Jeunes en alternance

Les stagiaires et les volontaires en service civique sont inscrits dans une partie spécifique, dans l'ordre de leur arrivée.

Combien de temps garder les mentions

Cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R1221-26). Le registre n'est donc jamais « remis à zéro » : il s'allonge, et les anciennes lignes restent.

Les erreurs fréquentes

Inscrire le salarié après coup, plusieurs jours après l'arrivée. Le texte dit « au moment de l'embauche ». Mettez l'inscription dans la liste des tâches d'avant l'arrivée (voir la checklist d'accueil).
Oublier les mentions de contrat : CDD, temps partiel, apprentissage ou contrat de professionnalisation.
Oublier les intérimaires, alors qu'ils figurent bien au registre de l'entreprise où ils travaillent, avec la mention prévue.
Mélanger stagiaires et salariés au lieu de tenir la partie distincte.
Ne pas reporter la date de sortie au départ du salarié.

Un registre, des données personnelles

Le registre contient des données personnelles. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) rappelle, pour la gestion du personnel (page du 17/08/2023), que seules les personnes chargées de cette gestion consultent les informations des salariés et que leurs actions sur les données sont enregistrées : qui se connecte, quand, pour faire quoi. Le même principe vaut pour le registre, papier ou numérique. Voir données des salariés et RGPD.

Assistant et registre : ne pas confondre

Un assistant de ressources humaines peut expliquer ce qu'est le registre, quelles mentions il comporte et qui doit l'inscrire : c'est une question de procédure, qui revient à chaque nouvel arrivant dans l'équipe chargée des embauches. En revanche, le registre lui-même n'a rien à faire dans la base de documents de l'assistant. C'est une liste nominative de salariés, avec nationalité et date de naissance : une donnée individuelle, pas un texte collectif. La règle est la même que pour les dossiers du personnel (voir répondre aux questions des salariés).

Pour la personne qui tient le registre, une fiche de procédure interne, datée, suffit : qui inscrit, quand, à partir de quelles pièces, où le registre est rangé, qui peut le consulter. C'est cette fiche qu'on donne à l'assistant.