Onboarding salarié : la checklist, avant et après l'arrivée

Une checklist d'accueil (en anglais « onboarding ») tient en quatre temps : avant l'arrivée, le premier jour, le premier mois, les trois premiers mois. Chaque temps contient des formalités fixées par le Code du travail et des gestes d'organisation qui dépendent de vous. Les deux se mélangent facilement ; la liste ci-dessous les sépare.

Avant l'arrivée

Obligations

• Faire la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) : l'embauche ne peut intervenir qu'après cette déclaration nominative auprès des organismes de protection sociale, pour chaque lieu de travail (article L1221-10).
• Inscrire le salarié au registre unique du personnel, dans l'ordre des embauches, de façon indélébile ; stagiaires et volontaires en service civique figurent dans une partie distincte (article L1221-13).
• Préparer le ou les documents écrits sur les éléments essentiels de la relation de travail (article L1221-5-1, liste à l'article R1221-34).

Organisation

• Désigner la personne qui accueille ou le tuteur, et la préparer à ce rôle (recommandation de l'Institut national de recherche et de sécurité, INRS).
• Préparer le poste : matériel, accès informatiques, badge, équipements de protection.
• Mettre à jour le livret d'accueil.

Le premier jour

Obligations

• Commencer la formation pratique et appropriée à la sécurité, due à tout nouvel embauché (article L4141-2).
• Présenter les consignes de sécurité et les lieux : issues, matériel incendie, premiers secours.
• Porter le règlement intérieur à sa connaissance, s'il en existe un : il est diffusé par tout moyen aux personnes qui ont accès aux lieux de travail (fiche F1905). Voir à partir de quel effectif il est obligatoire.

Organisation

• Présenter l'équipe, le tuteur, les interlocuteurs RH (ressources humaines).
• Montrer où trouver les réponses : intranet, livret, assistant documentaire s'il existe.

Le premier mois

Obligations

• Remettre le document écrit sur les textes conventionnels applicables, au plus tard un mois après l'embauche (fiche F78). Voir comment identifier sa convention collective.
• Vérifier que les documents de l'article R1221-34 ont bien été remis.

Organisation

• Faire un point d'étape avec le tuteur : ce qui est acquis, ce qui manque.
• Recueillir les questions restées sans réponse : elles signalent un manque dans le livret ou dans les procédures.

L'INRS souligne que cette période est la plus exposée : selon l'Assurance maladie, citée par l'INRS, l'indice de fréquence des accidents du travail est multiplié par deux à trois le premier mois, puis revient à la normale au bout d'un an. Le suivi sécurité ne s'arrête donc pas au premier jour.

Les trois premiers mois

Obligations

• Organiser la visite d'information et de prévention, dans les trois mois suivant la prise effective du poste, réalisée par un professionnel de santé au travail (article R4624-10).

Organisation

• Faire le bilan de la période d'essai, s'il y en a une, dans le respect du contrat et de la convention.
• Demander au nouvel arrivant ce qui lui a manqué, et corriger le livret.

Où un assistant aide, où il ne remplace rien

Un assistant qui répond à partir du livret, du règlement intérieur et des procédures soulage le tuteur des questions répétées (« où je pose un congé ? », « qui contacter pour mon badge ? »). Il ne remplace ni la formation à la sécurité, ni le tuteur, ni l'entretien de fin de période d'essai. Les formalités de la liste restent faites et tracées par une personne. Pour la méthode, voir répondre aux questions des salariés.

Textes lus le 15/11/2026 ; cette liste ne vaut pas avis juridique.